Bâtir un plan de communication organisationnelle

Investir temps et argent dans la communication organisationnelle est rentable et ceci a un réel impact sur la performance et l’efficacité des effectifs.  Les organisations qui prioriseront la qualité de leurs communications en récolteront assurément les fruits.    Malheureusement, on prend rarement le temps de bien communiquer, considérant que c’est une perte de temps.  Mais comment savoir si votre communication interne est adéquate? D’abord il faut analyser l’état de la situation actuelle en plus d’évaluer les besoins et les objectifs à atteindre.  Pour ce faire, il faut analyser les initiatives actuelles et passées, identifier les canaux de communication formels et informels (journal interne, intranet, réunion, etc.), identifier les informations qui sont peu ou pas disponibles et évaluer la pertinence de les diffuser et finalement évaluer les différences entre les services, les divisions ou les départements ainsi qu’entre les niveaux hiérarchiques.  Cette analyse vous permettra de dégager les trois types de communications que l’on retrouve habituellement dans les organisations, soit la communication stratégique, opérationnelle et sociale.

La communication stratégique ou corporative est habituellement informative et elle s’adresse à tous les employés.  C’est le type de communication utilisée par la direction pour véhiculer la mission, les valeurs, les objectifs, les opportunités, les menaces, etc.  La communication opérationnelle est utilisée par les supérieurs via leurs subalternes ou par  les membres d’un même département afin de communiquer  les informations de types opérationnels tels que les processus de production, les tâches relatives à chaque poste, les indicateurs de performances, etc. Finalement la communication sociale est celle qui est utilisée par tous les employés, elle sert surtout à communiquer les informations plutôt informelles telles que les activités sociales, les implications externes des membres de l’organisation, les petites annonces classées, etc.  Suite à cette analyse, vous aurez alors en mains tous les éléments pour établir votre stratégie de communication qui devra également comprendre les points suivants: Qui communiquera?  Par quel moyen? À quel moment?  Et à quel public? 

Pour mettre en œuvre un plan de communication cohérent, il pourrait s’avérer pertinent de former un comité de communication composé d’employés issus des différents départements et niveaux hiérarchiques.  Le comité aura alors pour mission d’analyser les ressources humaines et matérielles disponibles pour faire circuler l’information, de faire un échéancier annuel des communications à diffuser en fonction des activités de l’entreprise et finalement d’implanter le plan de communication. Afin de bâtir un bon plan de communication, le comité devra garder en tête que ce n’est pas tout le monde qui a les mêmes besoins, il est donc important de bien cibler le message à l’adaptant en fonction du public visé, en le simplifiant et en le rendant attrayant. La question de « timming » est également primordiale, si les gens ne sont pas à l’écoute, le message ne sera pas entendu et encore moins compris! C’est la raison pour laquelle il faut absolument gérer les dangers liés à l’infobésité (surcharge d’information pour les employés) trop d’information apporte la plupart du temps de la confusion et diminue la capacité d’écoute des employés. C’est pourquoi l’étape de l’échéancier des communications devient incontournable. Le comité devra également être en mesure de faire la distinction entre communication et information. Puisque, le feedback fait partie intégrante du processus de communication, il est important de savoir que dans la diffusion d’une information la rétroaction n’est pas nécessaire. D’ailleurs, la majorité des experts en communication recommande d’utiliser le courriel que pour transmettre des informations factuelles qui ne nécessitent pas une rétroaction, exemple : un mémo pour informer les employés concernant  les heures d’ouvertures du bureau lors de la période des fêtes.  Dans ce cas nul besoin de recueillir de rétroaction, puisque c’est une information et non une communication! Dans l’élaboration du plan de communication, il est primordial de créer un canal de rétroaction.  Le face-à-face est encore de loin le meilleur moyen de communication à privilégier!  Effectivement, c’est le moyen le plus rapide pour recueillir le feedback (non verbal), il donne instantanément une information de grande qualité afin que  l’émetteur ajuste sa communication en fonction de la réaction de son émetteur.  Ceci diminue à coup sûr les erreurs de compréhension ou d’interprétation et les risques de conflits potentiels.

Suite à l’implantation du plan de communication, il sera important d’analyser l’impact qu’aura eu celui-ci sur les canaux de communication et d’évaluer si les objectifs fixés ont été atteints. Il faut considérer le plan de communication comme un outil organique qui devra évoluer et se développer au même rythme que l’organisation.  Finalement, garder toujours à l’esprit qu’une communication saine et équilibrée est souvent invisible.  C’est lorsque la communication est absente qu’elle se fait sentir!

Formation des gestionnaires

Nous offrons trois de nos formations les plus populaires en formule publique-petit groupe
(maximum 8 personnes)

Ci-après les thèmes de nos formations et les dates.

Superviser: le 8 novembre  formatrice: Karine Nadeau
Gestion des communications: le 29 novembre  formatrice : Karine Nadeau
La gestion du temps: le 6 décembre   formatrice: Julie Desjardins

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Le théâtre au travail

Nous avons commencé à introduire le programme de "Théâtre au travail" en entreprise.  Il s'agit d'un programme en quelques étapes débutant par une conférence s'adressant à tout le personnel.  Cette conférence porte le message  suivant "vous devez bien jouer votre rôle sinon le spectacle est foutu!".  Sans trop de prétention, je peux vous dire qu'elle a un impact monstre sur tout le personnel!  Par la suite, nous décrivons le scénario avec la direction et les rôles dont nous avons besoin pour réaliser ce scénario. Celui-ci, ainsi que les rôles, sont distribués à tous afin de s'assurer que chacun connaisse bien son rôle mais aussi le rôle des autres (ça fait toute une différence!).  Enfin, quelques autres étapes sont prévues pour faire vivre, dans le milieu de travail, une toute nouvelle aventure.  Je suis très fière de vous présenter de ce programme qui est le résultat de 5 années de création et qui apporte, dans les entreprises, une VRAIE différence.

Pour toute information, n'hésitez pas à communiquer avec moi.

Karine Nadeau

Résultats des sondages de satisfaction des employés

Nous faisons beaucoup de sondages de satisfaction des employés depuis ces dernières années afin d’établir les priorités d’intervention au niveau de la gestion des ressources humaines.  Nous désirons partager avec vous le TOP 1 des points à améliorer en matière de gestion.  Il s'agit de: la communication organisationnelle.  Les gens manquent d’information! Des informations banales tel que : la semaine prochaine, nous sommes supposé avoir un BBQ mais on a pas eu de confirmation...Mais aussi des informations beaucoup plus stratégiques qui feraient toute la différence si elles étaient communiquées.  Ces informations peuvent être par exemple: les projets de l’entreprise, les nouveaux clients, la satisfaction des clients etc… Ainsi donc, il est FONDAMENTAL de mettre en place un plan de communication pour s’assurer de bien gérer toutes les informations. Dans ce plan, pensez aux différents canaux que les employés peuvent utiliser afin de s’exprimer ou partager avec la direction une difficulté ou un bon coup!

Entrevue Million-Être

Entrevue avec Karine Nadeau, Million-Être. Cette semaine, je vous
présente Karine Nadeau, une spécialiste des ressources humaines en
entreprise. Elle réalise vraiment sa mission de vie en mettant ses
talents à contribution au service des… Pour lire la suite cliquez ici
http://www.millionetre.com/article-entrevue-avec-karine-nadeau-million-etre-83318850.html